Warum Sie über die Software für die Finanzkonsolidierung nachdenken sollten!

Warum Sie über eine Software für die Finanzkonsolidierung nachdenken sollten!

Veröffentlicht: 18 April 2016
Kategorie: Artikel

Die Diskussion über das Ablösen der vorhandenen Tools für das Reporting, die Unternehmensplanung und die Budgetierung durch eine neue Software wird in Unternehmen derzeit auch in Bezug auf die Finanzkonsolidierung geführt.

Viele Unternehmen arbeiten immer noch mit Excel und umfangreichen, komplizierten und selbst erstellten Kalkulationstabellen. Die Anfälligkeit für Fehler wird hier meist „mürrisch“ in Kauf genommen. Was muss eine Software den Unternehmen bieten, damit die Verantwortlichen sich für eine Investition in eine neue Software entscheiden?

Finanzkonsolidierung – mit Excel oder mit einer gezielten Software?

Die Komplexität der unternehmensweiten Rechnungslegung ist wesentlich umfangreicher, als die in den einzelnen Einheiten der Gruppe. Im Laufe der Jahre wurde von den Gesetzgebern ein umfangreiches Regelwerk für die Rechnungslegung, sowohl national als auch international, festgelegt. Unternehmen müssen ihre Rechnungslegung nach diesen Grundsätzen anpassen. Ist unsere Finanzkonsolidierung gesetzeskonform? Diese Frage stellen sich heutzutage immer mehr Unternehmen, und die Beantwortung der Frage ist eine enorme Herausforderung, mit der sie sich auseinandersetzen müssen, zeitintensiv und ressourcenintensiv.

Ganz wichtig in diesem Zusammenhang ist die make-or-buy Entscheidung im Hinblick auf die einzusetzende Softwarelösung. Soll eine Excel-Eigenanfertigung oder eine neue spezielle Software verbunden mit Investitionen eingesetzt werden. Die „Excel-Eigenanfertigung“ mit den gewohnten Oberflächen wird Stärken und Schwächen haben. Aber was wird sich ändern, wenn die Unternehmen in eine Software für die Finanzkonsolidierung investieren?

Der Konzernabschluss

Der Konzernabschluss ist die Summierung der Einzelabschlüsse der verbundenen Gesellschaften der Kapitalgruppe. Dieser Prozess erfordert sowohl die Eliminierung, als auch das Abgleichen der konzerninternen Verflechtungen innerhalb des Konzerns im vorgegebenen Berichtszeitraum.

Ein objektives Ergebnis erfordert somit das Vorliegen umfangreicher Informationen aller Einheiten sowie Kenntnisse der Abläufe innerhalb des Konzerns.

Die mit einer ganzheitlichen und objektiven Konzernrechnungslegung verbundenen hohen Anforderungen haben zur Folge, dass viele Unternehmen mit der Konsolidierung der Jahresabschlüsse überfordert sind.

Die Liste der Unternehmen, die zur Erstellung eines konsolidierten Konzernzwischenabschlusses gesetzlich verpflichtet sind, ist sehr lang. Dazu gehören Kapitalgruppen,

  • deren Wertpapiere im öffentlichen Verkehr verfügbar sind;
  • deren Besitzer (Mutterunternehmen) die Bereitstellung von konsolidierten Konzernabschlüssen im Einklang mit ihren Rechnungslegungsstandards fordert;
  • deren Gläubiger die Bereitstellung von konsolidierten Konzernabschlüssen verlangen;
  • die Konsolidierungen für interne Zwecke durchführen.

Tatsächlich verwenden überraschend viele international agierende mittelständische Unternehmen Tabellenblätter (z.B. Microsoft Excel) für diesen sehr komplexen und aufwändigen Prozess. Es ist offensichtlich, dass eine Konsolidierung der Finanzberichte unter Verwendung von Excel schnell an unausweichliche Grenzen stößt. Ursächlich sind hier viele Faktoren. Die wichtigsten werden im folgenden Artikel erläutert. Dabei ist jedoch zu berücksichtigen, dass diese Faktoren je nach Kapitalgruppenform ganz individuell diese Grenze bilden, sowohl bezüglich ihrer Eigenschaft, als auch ihrer Intensität.
Ziel dieser Studie ist jedoch nicht der Beweis der Unbrauchbarkeit von Excel als geeignetes „Werkzeug“ zur Finanzkonsolidierung. Sondern es lohnt sich ein gezielter Blick auf die enormen Vorteile, die Unternehmen mit einer softwaregestützten Finanzkonsolidierung haben. Der Softwaremarkt bietet dafür zahlreiche spezielle Konsolidierungstools an.

Die Konsolidierung der Finanzberichte – der Verlauf

Die Erstellung eines konsolidierten Konzernabschlusses verläuft immer identisch. Die Liste der zu erledigen Aufgaben ändert sich kaum für alle Beteiligten. Nur manchmal sind einige Schritte nicht notwendig. Wenn alle Unternehmenseinheiten mit einer Währung rechnen, dann entfällt beispielsweise der Schritt „Währungsumrechnung der einzelnen Kapitalgruppen“.

Der sich ständig wiederholende Verlauf ergibt sich zudem aus den festgelegten Berichtszyklen. In der Regel sind Kapitalgruppen verpflichtet, pro Quartal Informationen an die Finanzaufsichtsbehörden weiterzuleiten.

Schema 1: Diskussionsbasis für Erarbeitung der Vorteile bei dem Einsatz einer speziellen Softwarelösung.

Finanzkonsolidierung Prozess

Schema 1. Konsolidierung der Finanzberichte – allgemeiner Verlauf des Verfahrens; Quelle: eigene Bearbeitung

Konsolidierung der Finanzberichte – Summierung der Konsolidierungspakete der verbundenen Gesellschaften

Die Komplexität der Finanzkonsolidierung einer Kapitalgruppe wird von deren Größe (abhängig von der Anzahl der einer Konsolidierung unterliegenden Gesellschaften) und deren Organisationskultur bestimmt.

Der Arbeitsaufwand zur Koordination dieser Aufgabe ist direkt proportional zu der Anzahl der Gesellschaften, die einer Konsolidierung unterliegen.

Der Begriff Unternehmenskultur beinhaltet eine Reihe von Bedingungen, die sich aus der geographischen Verteilung der Gesellschaften, dem Kontrollgrad der Muttergesellschaft über die Tochtergesellschaften, internen Richtlinien und Verfahren ergeben. Nach Angabe der Verantwortlichen für den Ablauf der Prozesse sind die häufigsten Stolpersteine einer Konzernkonsolidierung die Qualität und Pünktlichkeit der zur Verfügung gestellten Daten der Tochtergesellschaften.

Grundlegende Fehler, wie fehlende Datensätze oder interne Inkonsistenz der Konsolidierungspakete gehören zum Alltag in diesem Prozess. Spezielle Softwarelösungen unterstützen maßgeblich dieses Fragment des Prozesses und liefern effektive Funktionen für die Kontrolle des Arbeitsfortschrittes, erzwingen eine Erstprüfung der Vollständigkeit und Richtigkeit der Daten nach vordefinierten Regeln (Überprüfung der Bilanzsumme, Abgleich der Werte in den Berichten und Erklärungsnotizen, etc.).

Konsolidierung der Finanzberichte – Feststellung der Salden und internen Umsatzes

Selbst in relativ kleinen Gruppen (bis 10 Gesellschaften) kann eine Abrechnung zwischen einzelnen Einheiten ein echtes Problem sein. Der Grad der Komplexität steigt mit dem Volumen der gegenseitigen Umsätze und ihrer Struktur. Am einfachsten haben es die Kapitalgruppen, in denen der Handelsaustausch nur zwischen der Muttergesellschaft und den Tochtergesellschaften stattfindet, es also keine Transaktionen zwischen den Tochtergesellschaften gibt. Verteilte Standorte der Gruppe, verschiedene Rechnungslegungsprinzipien, grenzüberschreitende Transaktionen sowie frei wählbare Finanz- und Buchhaltungssysteme sind sichere Fehlerquellen.

Achtung

Es ist bewiesen, dass bis zu 80% der Daten, die von den verbundenen Unternehmen für den Konzernabschluss im ersten Schritt zur Verfügung gestellt werden, einer zusätzlichen Aufarbeitung erfordern. Ursächlich ist hier in erster Linie nicht nur menschliches Versagen, sondern es ist wohl auch einer ökonomischen Wirklichkeit geschuldet, die sich jedes Mal dann ergibt, wenn Warenwerte und Rechnungsdaten einer komplexen Währungsumrechnung unterliegen.

Die meisten Applikationen für eine softwaregestützte Finanzkonsolidierung verfügen über zeitsparende integrierte Funktionalitäten. Salden- und Umsatzberechnungen innerhalb der Tochtergesellschaften werden automatisch berechnet, so dass die Controller oder Buchhalter der Muttergesellschaft nicht kontinuierlich in diesem Prozess involviert sein müssen.

Der Muttergesellschaft obliegt somit „nur noch“ die obligatorische Entscheidung über Unklarheiten, wenn verbundene Unternehmen nicht in der Lage sind, selbständig zu einer Einigung kommen.

Konsolidierung der Finanzberichte – Anpassung der Einzelberichte an die Rechnungslegungsprinzipien der Gruppe

Viele deutsche Unternehmen agieren über die Landesgrenzen hinweg. Einige haben ihre Unternehmstätigkeit mittels verbundene Unternehmen und Auslandsgesellschaften auf andere Länder ausgeweitet. Sobald einer Kapitalgruppe Unternehmenseinheiten angeschlossen sind, die anderen Rechnungslegungsstandards als dem HGB unterliegen, ergeben sich zwangsläufig zusätzlichen Hürden bei der Vorbereitung eines konsolidierten Konzernabschlusses.

Die Vorbereitung der Konzernabschlüsse erfordert die Bewertung der auftretenden wirtschaftlichen Ereignisse; je nach angewandter Bilanzierungs- und Bewertungsmethode kann eine Transaktion komplett anders interpretiert werden. Am häufigsten beziehen sich die Unterschiede auf die Bewertungsmethoden der einzelnen Vermögensgegenstände. Aber auch auf die wirtschaftlichen Ereignisse der laufenden Periode, die bei der Bewertung mit einbezogen werden.

Fundamental für den konsolidierten Konzernabschluss ist die Anwendung einheitlicher Bewertungsmaßstäbe für alle wirtschaftlichen Ereignisse der Gesellschaften, die zu der Kapitalgruppe gehören. In der Regel ist die Muttergesellschaft dazu verpflichtet, die einzelnen Berichte an den Rechnungslegungsstandard, der in der Kapitalgruppe angewendet wird, anzupassen. Dieser Prozessschritt wird teilweise nur widerwillig einer Automatisierung unterzogen. Eine Schlüsselrolle haben hier die Kenntnisse und Erfahrungen der Personen, die für diese Aufgabe verantwortlich sind – eine korrekte Interpretation der einzelnen wirtschaftlichen Ereignisse erfordert die Berücksichtigung des vollständigen Kontextes der Transaktion. Eine wichtige Funktion der Softwareunterstützung in diesem Prozess, ist die Sicherstellung der Verfügbarkeit aller notwendigen Informationen sowie die Nachvollziehbarkeit einzelner Korrekturen. Die vollständige Historie der durchgeführten Veränderungen zusammen mit einem präzisen Kommentar zu den verschiedenen Anpassungen ist ein wichtiges Element der Konsolidierungsdokumentation und für die Wirtschaftsprüfer nicht unerheblich.

Konsolidierung der Finanzberichte – Umrechnung der einzelnen Berichte in die funktionelle Währung der Gruppe

Eine allgemeine Regel ist die Zurverfügungstellung der Einzelberichte durch die Tochtergesellschaften in den jeweiligen Landeswährungen. In einem Konsolidierungsverfahren führt die Muttergesellschaft eine Umrechnung dieser Berichte in ihre eigene Berichtswährung durch. Für den Laien erscheint dieser Vorgang wie eine einfache mathematische Operation unter Anwendung des angemessenen Wechselkurses. Das Problem liegt in dem absichtlich im vorhergehenden Satz verwendeten Wort „angemessen“. Abhängig vom Ausgangspunkt des Berichts kann „ein angemessener Wechselkurs“ Folgendes bedeuten:

  • der Wechselkurs am Bilanzstichtag (endgültiger Wechselkurs),
  • der Wechselkurs des ersten Tages des Berichtes (Eröffnungswechselkurs),
  • der Durchschnittskurs einer entsprechenden Periode, also ein Durchschnitt der Wechselkurse für alle Tage in der Periode (Durchschnittswechselkurs),
  • der Wechselkurs an dem Tag einer bestimmten Transaktion (historischer Wechselkurs).

Achtung

Ein häufiges Problem im Konsolidierungsverfahren ist die fortlaufende Kontrolle der historischen Währungskurse. In den meisten Fällen dienen diese der Umrechnung von Positionen, die mit den Inhaberanteilen an ausländischen Tochterunternehmen verbunden sind. Dynamische Veränderungen in der Kapitalgruppe wie Akquisitionen, Sachleistungen und Kapitalerhöhung erfordern die lückenlose Rückverfolgbarkeit aller Transaktionen während der Erstellung eines konsolidierten Konzernabschlusses.

Die Möglichkeit der Durchführung von umfangreichen Währungsumrechnungen ist für die softwaregestützte Konzernkonsolidierung unabdingbar. Sogar in sehr detaillierten Konsolidierungspaketen können die Währungsumrechnungsregeln in Form von universellen Algorithmen dargestellt werden. Diese basieren am häufigsten auf der Zuordnung einer entsprechenden Währungskursart zu den einzelnen Gruppen der Berichtskonten. Eine mit der Währungsumrechnung untrennbare Herausforderung für die Verantwortlichen sind die Währungsumrechnungsdifferenzen.

Die führenden Lösungen auf dem Markt für Konsolidierungssoftware sind eine wertvolle Unterstützung zur Bewältigung dieser Herausforderung. Die am weitesten verbreitete Praxis ist es, die Kalkulation der erwähnten Differenzen in den Algorithmen der Währungsumrechnungen zu berücksichtigen. Die entsprechende Parametrierung des Systems gewährleistet eine vollständige Transparenz, sowohl für die mit der Durchführung des Verfahrens verantwortlichen Mitarbeiter, als auch für die den Jahresabschluss überprüfenden Wirtschaftsprüfer (Auditoren).

Konsolidierung der Finanzberichte – automatische Konsolidierungsabschlüsse

Ein großer Teil der Schritte zur Erstellung der Konsolidierungsabschlüsse ist wiederholbar und unterliegt universellen Regeln und Algorithmen. Standardabschlüsse erfolgen nach dem folgenden Muster, wie z.B.:

  • Eliminierung von Forderungen und Verbindlichkeiten innerhalb der Gruppe;
  • Eliminierung von Krediten, Darlehen, finanziellen Erträgen und Aufwendungen innerhalb der Gruppe;
  • Eliminierung der Umsätze innerhalb der Gruppe und der nicht realisierten Marge;
  • Eliminierung des Kapitals der Tochtergesellschaften, der Beteiligungen an verbundene Unternehmen und positive / negative Firmenwerte.

Die Liste der Korrekturen, die automatisch generiert werden, kann in der Regel während der Einführung einer dedizierten Lösung flexibel auf die Bedürfnisse der Kapitalgruppe erweitert und angepasst werden. Einzige Einschränkung ist die Definition der Regeln (vereinfachende Modelle) zur Beschreibung wirtschaftlicher Ereignisse, die in der Kapitalgruppe auftreten. Moderne Softwarelösungen ermöglichen im Gegensatz zu einem Tabellenblatt die Definition allgemeiner Konsolidierungsregeln auf Basis der Kapitalverhältnisse zwischen entsprechenden Einheiten. Der Standard ist die Unterstützung aller verwendeten Konsolidierungsmethoden: Vollständige-, Quoten- und nach der Methode der Eigentumsrechte. Die Notwendigkeit, alle Kapitalbewegungen seit der Unternehmensgründung und alle Kalkulation der entsprechenden Korrekturen nachvollziehbar zu halten, ist eine der grundlegenden Bürden, mit der sich die verantwortlichen Controller und Buchhalter auseinandersetzten müssen.

Sich ändernde Prozentsätze und die Vielzahl der historischen Wechselkurse, die mit den einzelnen Transaktionen verbunden sind, erhöhen das Ausmaß der durch die Anwender verursachten Fehler (z.B. unsachgemäße Bezugnahme in der Formel des Tabellenblattes). Eine Modellierung der Struktur der Kapitalgruppe (z.B. bzgl. Größe der Anteile und der angewendeten Konsolidierungsmethode) und die automatische Berücksichtigung der Korrekturen, die mit den Änderungen in dieser Struktur verbunden sind, ist eine der weiteren Bequemlichkeiten, die die meisten auf dem Markt verfügbaren Lösungen abbilden können.

Konsolidierung der Finanzberichte – manuelle Konsolidierungskorrekturen

Die Aspekte der Standard-Konsolidierungsabschlüsse sind im Abschnitt vorher behandelt worden. Das Repertoire der wirtschaftlichen Ereignisse, die die Durchführung von entsprechenden Korrekturen zu den konsolidierten Konzernabschlüssen erforderlich machen, ist jedoch nahezu unbegrenzt. Die Rolle der Softwarelösung in diesem Stadium des Prozesses ist die Möglichkeit von Korrekturen, deren Dokumentation und die anschließende Darstellung. Erwähnenswert sind die Funktionen, die u.a. eine automatische Wiederholung oder Umkehrung einer einmal eingeführten Korrektur in den folgenden Berichtszyklen erlauben. Eine einfache Korrektur der Abschreibung, die mit dem Verkauf eines Vermögenswertes innerhalb der Gruppe verbunden ist, muss sogar einige Jahre berücksichtigt werden – einmal in das System eingeführt, kann diese in den folgenden Berichtsperioden vervielfältigt werden. Diese Funktion hat eine erhebliche Reduzierung des Arbeitsaufwands zur Folge und verringert das Risiko vergangene Ereignisse auszulassen. Die Erfahrungen vieler Unternehmen zeigen, dass der Versuch einer vollständigen Automatisierung aller Korrekturen, die während des Konsolidierungsverfahrens eingeführt wurden, fast sicher zum Misserfolg führt. Der Versuch, eine solche Lösung zu bauen, führt zu einem „Winnie Pooh Paradoxon“ (zur Erinnerung: „Je mehr Pooh Ferkel suchte, desto mehr gab es diesen nicht“). Auch wenn es durch eine übermenschliche Anstrengung gelingen mag ein „Idealmodell“ zu erstellen, wird sein Nutzen maximal auf einige Berichtsperioden begrenzt sein – in naher Zukunft wird es zu Ereignissen kommen, die außerhalb dieses definierten Modells stehen. Kleine aber ausschlaggebende Unterschiede führen dazu, dass zwei scheinbar identische Transaktionen einen anderen Ansatz erfordern. Der grenzenlose Glaube an „künstliche Intelligenz“ bzw. eine Automatisierung des Konsolidierungsprozesses führt zum Verlust der kritischen Perspektive und erhöht wiederum das Risiko für Fehleranfälligkeit.

Konsolidierung der Finanzberichte – Untersuchung und Darstellung der konsolidierten Berichte

Der korrekte Verlauf des gesamten Konsolidierungsverfahrens muss durch unabhängige Wirtschaftsprüfer bestätigt werden. Dem Ausstellen eines positiven Testats geht eine detaillierte Analyse der Informationen in Bezug auf die inhaltliche und technische Richtigkeit vorweg. Die Einführung einer dedizierten Softwarelösung ermöglicht praktisch die Beseitigung einfacher Buchungsfehler (falsche Formeln, veraltete Datenblätter, etc.). Die Systematisierung des Konsolidierungsverfahrens und das Erfassen aller Ausschlüsse in einer einheitlichen Weise verbessern deutlich die Qualität der Konsolidierungsdokumentation. Der geschickte Einsatz von Softwarelösungen gewährleistet die Konsistenz und Transparenz aller getätigten Aktivitäten.

Achtung

Flexibles Reporting und das Generieren von beliebigen Analyse- und Berichtsmodellen in einem Ad-hoc-Modus sind weitere Vorteile von Performance Management Systemen, die in der Form (bis jetzt) über das MS Office-Paket nicht abgebildet werden können.

Weitere Vorteile für das Unternehmen könnte die Einbeziehung der konsolidierten Berichte in die Corporate Reporting Plattform liefern. Die Integration und Zentralisierung eines vollständigen Management Information Systems verbessert die Qualität der Entscheidungsprozesse auf allen Ebenen der Organisation.

Konsolidierung der Finanzberichte – legale  Konsolidierung und Management-Konsolidierung

Unabhängig von den externen Berichtsanforderungen führen die meisten Kapitalgruppen auch eine interne Konsolidierung der einzelnen Einheiten durch. Diese Management-Konsolidierung ist in der Regel wesentlich einfacher als die gesetzlich vorgeschriebene Finanzkonsolidierung. Die Interessen des Managements konzentrieren sich in der Regel auf die Finanzergebnisse und den Stand der Vermögenswerte. Die Anzahl und der Umfang der Konsolidierungsabschlüsse sind deutlich kleiner, jedoch bleiben die grundlegenden Prinzipien unverändert. Das Hauptproblem der verantwortlichen Personen ist und bleibt die Zeit, oder besser gesagt die fehlende Zeit.

Im Gegensatz zu der legalen Konsolidierung werden die Management-Berichte in monatlichen Zyklen vorbereitet. Das Management erwartet die abgeschlossenen Berichte innerhalb weniger Tage nach dem Rechnungsabschluss. In dieser kurzen Zeit ist es unabdingbar, alle zuvor erwähnten Prozessschritte durchzugehen. Die Automatisierung der kritischen Phasen des Prozesses unter Anwendung einer dedizierten Softwarelösung hilft bei der Pünktlichkeit der Erstellung und der Qualität der Berichte.

Das häufig verwendete Motto der Software-Anbieter „weniger Aufwand für die Datenerfassung, mehr Zeit für ihre Analyse“ trifft in diesem Fall tatsächlich zu. Bezüglich der Management-Konsolidierung sind Funktionen hinsichtlich Simulationen und Analyse erwähnenswert, die mit den führenden Konsolidierungslösungen auf dem Markt angeboten werden. Diese Funktionalitäten ermöglichen die Konsolidierung eines Datensatzes unter Anwendung alternativer Währungstabellen und/oder unterschiedlicher Eigentumsstrukturen innerhalb der Gruppe. Typische Anwendungsbeispiele sind die Umrechnung der Berichte unter Verwendung von Wechselkursen (oder Eigentumsabhängigkeiten), die im Konsolidierungszeitraum bestanden haben oder die in den vergangenen Jahren galten. Auf diesem Weg erhaltene Vergleichsberichte ermöglichen die Trennung von internen Veränderungen und den objektiven Faktoren, wie zum Beispiel Veränderungen der Wechselkurse oder Portfolio-Veränderungen der Gesellschaften.

Schlussfolgerung

Der Vorteil einer Investition in eine Konsolidierungslösung wurde herstellerunabhängig beschrieben. Der Markt für Konsolidierungssysteme hat eine über 10-jährige Geschichte. Die deutschen Kapitalgruppen können aus einer Reihe von Lösungen angeboten von fast allen bedeutenden Hersteller des Softwaremarktes für Unternehmensanwendungen wählen. Die besten Ansätze, Funktionalitäten und Technologien haben sich zwischen den konkurrierenden Produkten vermischt. Die Entscheidung für eine der angebotenen Lösungen wird sicherlich nicht einfach sein.

 

Originaltitel „Performance Management a konsolidacja sprawozdań finansowych“ – der Artikel erschien in der Zeitschrift „Controlling i Rachunkowość Zarządcza”